E-Rechnung in der Landwirtschaft

Was sich seit dem 1. Januar 2025 geändert hat

Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen wurde der Begriff der E-Rechnung neu gefasst. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die elektronisch verarbeitet werden können. Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Definition nicht.

Das betrifft landwirtschaftliche Betriebe beispielsweise bei Rechnungen für:

• Lohnarbeiten und Maschineneinsätze
• Warenlieferungen zwischen Unternehmen
• Reparatur- und Werkstattleistungen
• Maschinenvermietung
• Dienstleistungen für andere Betriebe

Die Regeln hängen vom konkreten Umsatz, dem Status der Beteiligten und möglichen Ausnahmen ab. Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Empfang und Ausstellung unterscheiden

E-Rechnungen empfangen

Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Nach den FAQ des Bundesministeriums der Finanzen genügt für den Empfang technisch bereits ein E-Mail-Postfach.

Der Betrieb sollte trotzdem einen klaren Ablauf festlegen: Wer überwacht das Postfach, wo wird die Originaldatei abgelegt und wie gelangt sie in die Buchhaltung?

E-Rechnungen ausstellen

Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln. Nach dem BMF-Stand März 2026 können Rechnungsaussteller bis zum 31. Dezember 2026 unter den genannten Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.

Ob eine Ausnahme oder Übergangsregel im eigenen Betrieb greift, sollte mit der Steuerberatung geklärt werden. Unabhängig von der Frist ist es sinnvoll, Daten und Prozesse frühzeitig vorzubereiten.

Welche Formate für landwirtschaftliche Betriebe relevant sind

XRechnung

Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Sie wird häufig im Umfeld öffentlicher Auftraggeber eingesetzt und benötigt zur komfortablen Ansicht einen passenden Viewer.

ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X

ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Für viele kleinere Betriebe ist dieses hybride Prinzip leicht verständlich, weil die Rechnung wie gewohnt angesehen und zugleich maschinell verarbeitet werden kann.

Wichtig: Bei hybriden Rechnungen ist der strukturierte Teil maßgeblich, wenn Bild- und XML-Daten voneinander abweichen. Mehr dazu erklärt der Ratgeber ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Den Betrieb in fünf Schritten vorbereiten

1. Rechnungseingang festlegen: Eine eindeutige E-Mail-Adresse oder Schnittstelle bestimmen.
2. Verantwortung klären: Festlegen, wer Eingänge prüft, freigibt und an die Buchhaltung übergibt.
3. Originaldateien erhalten: Strukturierte Daten nicht durch Ausdruck oder PDF-Konvertierung ersetzen.
4. Ausgangsrechnungen prüfen: Sicherstellen, dass Kunden- und Leistungsdaten vollständig vorliegen.
5. Testlauf durchführen: Eine E-Rechnung erstellen, validieren, versenden, empfangen und archivieren.

Gerade bei Lohnarbeiten ist eine eindeutige Leistungsbeschreibung wichtig. Schlag, Zeitraum, Maschine, Menge oder Stunden sollten so dokumentiert sein, dass daraus eine nachvollziehbare Rechnungsposition entstehen kann.

Typische Fehler im Alltag

• Ein PDF wird automatisch als E-Rechnung bezeichnet, obwohl strukturierte Daten fehlen.
• Die XML-Datei wird beim Speichern oder Weiterleiten getrennt oder verändert.
• Leistungsbeschreibungen sind im strukturierten Teil zu ungenau.
• Empfänger- und Steuerdaten werden erst beim Schreiben der Rechnung zusammengesucht.
• Der Betrieb testet den Prozess erst, wenn ein Kunde ein bestimmtes Format verlangt.

Stand dieses Beitrags ist Juni 2026. Da sich Vorgaben weiterentwickeln können, sollten Betriebe aktuelle BMF-Informationen und ihre individuelle steuerliche Situation regelmäßig prüfen.