Kurz erklärt
Direkte Antwort
Für eine ZUGFeRD-Rechnung werden vollständige Rechnungsdaten strukturiert erfasst, als XML nach einem passenden Profil erzeugt und in eine PDF/A-3-Datei eingebettet. Vor dem Versand sollten Daten, Profil und technische Validität geprüft werden.
Wie eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut ist
ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X ist ein hybrides Format. Die Rechnung enthält zwei miteinander verbundene Darstellungen:
- eine visuell lesbare Rechnung als PDF/A-3
- strukturierte Rechnungsdaten als eingebettete XML-Datei
Menschen können die PDF-Darstellung lesen. Buchhaltungsprogramme können die XML-Daten automatisch übernehmen. Seit der Neuregelung der E-Rechnung ist bei Abweichungen der strukturierte Teil führend. Deshalb müssen PDF und XML aus derselben Datenquelle erzeugt werden.
Benötigte Rechnungsdaten vorbereiten
Vor der technischen Erstellung sollten alle Angaben vollständig und eindeutig vorliegen:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- vollständige Angaben zu Aussteller und Empfänger
- Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsdaten, soweit erforderlich
- Leistungs- oder Lieferdatum
- klare Positionsbeschreibungen
- Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtbetrag
- Steuersatz, Steuerbetrag und Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung und Referenzen, wenn sie für den Vorgang benötigt werden
Bei landwirtschaftlichen Leistungen sollte die Beschreibung den tatsächlichen Auftrag erkennen lassen. „Lohnarbeit pauschal“ ist oft weniger hilfreich als eine konkrete Angabe zu Tätigkeit, Zeitraum, Menge oder Fläche.
ZUGFeRD-Rechnung Schritt für Schritt erstellen
1. Passendes Profil wählen
ZUGFeRD unterstützt verschiedene Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Für eine E-Rechnung nach den in Deutschland üblichen Anforderungen kommen insbesondere normkonforme Profile infrage. Das BMF nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Welches Profil zum Geschäftsvorfall und zum Empfänger passt, sollte vorab geklärt werden.
2. Strukturierte Daten erfassen
Die Rechnungsinformationen werden nicht nachträglich aus einer fertigen PDF „erraten“, sondern strukturiert eingegeben. Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Anhänge können ergänzen, aber fehlende Pflichtdaten nicht pauschal ersetzen.
3. PDF und XML gemeinsam erzeugen
Eine geeignete Software erstellt die PDF/A-3-Darstellung und bettet die XML-Datei regelkonform ein. Der kostenlose E-Rechnungs-Generator von MaschinenLog unterstützt einen solchen Factur-X-Ablauf ohne Login.
4. Technisch validieren
Eine Validierung prüft Format, Pflichtfelder und Geschäftsregeln. Das BMF empfiehlt eine Validierung bereits bei Erstellung und Versand, weist aber darauf hin, dass sie keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist.
5. Inhaltlich prüfen
Kontrolliere Empfänger, Leistungsbeschreibung, Beträge, Steuersätze und Zahlungsdaten. Technisch gültig bedeutet nicht automatisch inhaltlich richtig.
6. Original versenden und aufbewahren
Versende die erzeugte Originaldatei über den vereinbarten Weg. Für die Aufbewahrung ist insbesondere der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen und unversehrten Form relevant. Den konkreten Archivierungsprozess sollte der Betrieb mit seiner steuerlichen Beratung abstimmen.
ZUGFeRD im landwirtschaftlichen Alltag
Das hybride Format eignet sich für Geschäftspartner, die eine lesbare Rechnung wünschen und strukturierte Daten verarbeiten können. Beispiele sind Werkstattleistungen, Ersatzteilverkäufe, Maschinenmiete oder abgerechnete Lohnarbeiten.
Eine gute Vorarbeit beginnt nicht im Rechnungsformular. Kundenstammdaten, Leistungsnachweise und vereinbarte Preise sollten bereits während des Auftrags vollständig erfasst werden. So sinkt das Risiko, dass Angaben kurz vor dem Versand fehlen.
Prüfliste vor dem Versand
- Stimmen PDF-Darstellung und XML-Inhalt überein?
- Ist der Rechnungsempfänger korrekt bezeichnet?
- Ist die Leistung eindeutig beschrieben?
- Sind Datum, Menge, Einheit und Preise plausibel?
- Wurde das richtige Profil verwendet?
- War die technische Validierung erfolgreich?
- Bleibt die Originaldatei unverändert erhalten?
Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet Darstellung und Daten. Der zuverlässigste Prozess erzeugt beide Bestandteile gemeinsam und prüft sie vor dem Versand.
Häufige Fragen
FAQ zu ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
ZUGFeRD und Factur-X sind technisch eng abgestimmte Bezeichnungen für das deutsch-französische hybride Rechnungsformat. Es verbindet eine PDF/A-3-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
Reicht eine normale PDF-Datei als ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Eine ZUGFeRD-Rechnung benötigt zusätzlich strukturierte XML-Rechnungsdaten, die korrekt in die PDF/A-3-Datei eingebettet sind.
Warum sollte eine ZUGFeRD-Rechnung validiert werden?
Eine technische Validierung kann fehlende Pflichtfelder, Formatfehler oder unlogische Daten sichtbar machen. Sie ersetzt jedoch nicht die inhaltliche, steuerliche und kaufmännische Prüfung der Rechnung.